Sistemi a lettura ottica: un passo verso la digitalizzazione

Acquisire un documento grazie ad un sistema di lettura ottica oggi rappresenta un aspetto molto importante. Nell’era del digitale, dove ormai tutto è trasmesso, presentato e diffuso grazie ad apparecchi e sistemi in modo alternativo al cartaceo, è necessario adeguarsi e dotarsi di software e applicazioni che consentono di diffondere immagini, documenti e file di vario genere in maniera veloce e sicura.

Questo è possibile grazie ai software di lettura ottica, sistemi digitali capaci di effettuare rilevazioni automatiche per immagazzinare dati contenuti all’interno di supporti cartacei scritti, in maniera tale da poterli editare o manipolare o di trattarli a livello digitale e informatico. Questi software, in sostanza, si occupano di trascrivere documenti cartacei in maniera veloce e con la possibilità di renderli editabili da pc, smartphone o tablet. Non solo documenti, ma anche testi scritti, appunti, schizzi, disegni e qualsiasi elaborato grafico.

Un’operazione che presuppone tutta una serie di operazioni che vengono svolte grazie all’utilizzo di questi software dedicati. Dietro la lettura ottica, infatti, ci sono diverse operazioni che vanno dal riconoscimento dei testi, dei caratteri alfanumerici, delle immagini o dei segni grafici presenti che vengono tradotti in caratteri digitali insieme ad altri dati per essere successivamente editabili e lavorati. Questo processo prende il nome di digitalizzazione documentale, che per certi versi somiglia all’operazione di scansione che da anni viene effettuata grazie ad uno scanner, ma si differenzia per la complessità e soprattutto per la capacità di trasformare i contenuti in file digitali che sono editabili dall’operatore che può successivamente lavorarci, fruire di quei dati e manipolarli nuovamente.

Utilità di questi sistemi

La digitalizzazione dei documenti rappresenta un aspetto molto importante che va nella direzione di un processo avviato da anni che punta alla totale digitalizzazione di documenti ed elaborati cartacei che ogni giorno il mondo produce in ogni tipo di attività. Dai giornali, alle riviste fino ad arrivare ai documenti, i libri, le ricette mediche, ma anche gli scontrini del negozio o di un supermercato, i progetti grafici, le fatture e tutto quello che ha a che fare con la nostra vita. Purtroppo questo processo totale di digitalizzazione non sarà mai compito al 100%, ma di sicuro, grazie a questi software a lettura ottica, il mondo intero si è avviato sulla buona strada.

Questo processo è favorito anche dall’introduzione e dall’utilizzo degli smartphone e tablet, che oggi, dotati di particolari applicazioni, possono garantire la scansione e digitalizzazione dei documenti cartacei.
L’acquisizione dei dati per poterli sfruttare e utilizzare diventa un aspetto importante e i sistemi a lettura ottica consentono di ridurre costi di gestione e di utilizzo rispetto a quelli dovuti alla gestione del cartaceo. Non solo risparmio di carta e riduzione dei rifiuti, ma anche immediatezza, facilità di invio di dati e possibilità di riutilizzo delle risorse digitali.

Come funzionano

La digitalizzazione dei dati avviene grazie all’utilizzo di questi particolari software di lettura ottiche che rilevano i dati presenti all’interno dei documenti: in particolare ricopiano in digitale i caratteri alfanumerici stampati oppure quelli che sono scritti a mano, ma anche segni, marcature e simboli di vario genere, come per esempio le caselle, le crocette o i pallini che vengono anneriti in un test, o ancora i codici a barre presenti su tutti i prodotti commerciali, o i nuovi codici QR Code.

I software, grazie alle nuove tecnologie e ai vari lettori OCR, OMR ICR o BCR, distinguono i vari segni, simboli e testi e li trasformano in elaborati digitali che possono essere acquisiti, lavorati ed editati.

Questi software e lettori possono essere più o meno efficienti in base alla correttezza di immagini acquisite e trasformate per una percentuale che si deve avvicinare molto al 100% dei dati.

Spesso avviene che ci siano lettori ottici che riescano a restituire una quantità di dati compresa tra il 90 e il 99%. Sarà importante correggere gli errori e garantire la completa acquisizione dei dati. Un software potente e basato su un lettore ottico efficiente deve mirare sempre alla completa trascrizione e digitalizzazione dei dati e alla corretta digitalizzazione di ogni tipo di documento.