Quando si tratta di fare ordine – tanto a casa quanto in azienda – si possono utilizzare delle etichette o adesivi, che si possono personalizzare e stampare velocemente grazie a programmi ad hoc.
Catalogare in modo semplice e veloce tanti oggetti
In ogni casa ed in tutte le aziende si manifesta sempre la necessità di fare ordine tra gli oggetti che, inevitabilmente, con il trascorrere del tempo si finisce per accumulare disordinatamente, magari in un ripostiglio o in cantina: e talvolta, per cercare di destreggiarsi tra le mille scatole e i tanti contenitori, è necessario acquistare un kit di etichette e adesivi online da stampare comodamente. Il vantaggio derivante dal fatto di usare questo tipo di prodotti per catalogare i tanti oggetti che sono contenuti negli armadi o riposti sui ripiani, è indubbiamente rappresentato dal fatto che, tramite l’ausilio di un programma ad hoc, è possibile inserire scritte, pittogrammi o rappresentazioni grafiche di ogni tipo riproducendo ogni cosa in modo ordinato. In effetti, usando delle etichette normali sulle quali si è soliti scrivere con una penna, si corre il rischio da una parte di riportare delle indicazioni con una grafia poco leggibile, che quindi possa rendere vano lo sforzo di creare maggior ordine all’interno del vostro archivio o della cantina. D’altro canto, poi, laddove doveste realizzare tante etichette simili, seguendo uno standard preciso, tramite un programma informatico potreste evidentemente ovviare a tutte quelle piccole imperfezioni che contraddistinguono le indicazioni manoscritte, le quali molto difficilmente sono tutte uniformi. Qualora poi la vostra fosse una stampante laser, potreste pure realizzare delle etichette che, nemmeno nel caso in cui fossero esposte a condizioni importanti di umidità, perderebbero velocemente in leggibilità, come accade invece con ciò che si scrive con una penna comune.
L’archiviazione gestita con le etichette
La comodità derivante dal fatto di usare delle etichette o degli adesivi di vario genere stampabili con il proprio computer è inoltre molto ben manifesta nel caso in cui doveste realizzare un archivio di pratiche in cui sia necessario facilitare la leggibilità delle informazioni e, di conseguenza, favorire anche la reperibilità di un fascicolo all’interno della vostra raccolta. Con questa soluzione basata sull’uso di un programma informatico e di etichette standard, potreste pure inserire comodamente il vostro logo aziendale in ogni piccolo plico di documenti, riproducendolo in modo uniforme sul vostro materiale adesivo, andando a creare un insieme ordinato e ben strutturato di documenti. Con le etichette, del resto, potete facilmente identificare delle piccole raccolte di fogli, o ancora, rendere più facilmente rintracciabili dei faldoni particolarmente importanti, come del resto, inserire dei codici colori o dei segni di riconoscimento stampati sull’etichetta da applicare su scatole progetto o altri prodotti utili per la gestione dell’archiviazione. Anziché scrivere a mano sui supporti per l’archiviazione, con il rischio di commettere degli errori durante la scrittura o, ancora, che si manifesti una macchia sulla vostra cartellina, appiccicando le vostre etichette realizzate con la stampante avrete pure la possibilità di rimuovere le stesse, qualora riportassero informazioni da aggiornare, senza danneggiare il supporto per l’archiviazione.
Perché è comodo stampare le etichette anziché farle a mano
Vi è mai capitato di dover realizzare una serie piuttosto consistente di etichette che riportino delle informazioni simili, magari dovendole scrivere seguendo un certo modello e, dopo averne prodotte parecchie, accorgervi di aver commesso qualche errore, oppure, di aver invertito la sequenza di parole da riportare sulle stesse? Quando si produce questo tipo di materiale per l’archivio a mano, il rischio di commettere delle sviste è davvero molto grande: tutto ciò, invece, non si manifesta nel momento in cui decidete di sfruttare un programma ad hoc, che vi permetta di vedere sul display ciò che andrete a stampare di lì a poco, correggendo eventuali errori. Del resto, producendo le vostre etichette in questo modo, potrete allineare ogni elemento grafico seguendo un certo schema, che verrà sempre stampato in modo identico sulle etichette conservando la leggibilità delle informazioni riportate, con una precisione davvero notevole.